廣西工程職業(yè)學院校長辦公室關于進一步規(guī)范校長辦公會議題有關事項的通知

2020-06-15 11:10:04 | 瀏覽:次

作者:黃麗娟錄入來源：校長辦公室

　　桂工程校辦〔2020〕12號

校屬各單位：

　　為進一步規(guī)范校長辦公會會議制度，完善校長辦公會議題上會程序，提高會議效率，根據(jù)《關于印發(fā)廣西工程職業(yè)學院工作議事規(guī)則的通知》(桂工程院〔2017〕31號)精神及要求，結合學校實際，現(xiàn)就有關事項通知如下。

　　一、議題報送

　　(一)報送原則

　　需上會研究的議題，應根據(jù)校長辦公會的議事范圍，遵循“分類、歸口、集中”原則，對議題內容進行分類，按工作職能歸口，由牽頭職能部門或歸口單位準備議題相關材料并報送議題。

　　(二)報送時間

　　校長辦公會原則上每周召開一次，一般安排在每周二下午進行。議題提交單位應于會議召開前一周的星期五下午下班前將紙質版材料和電子版材料報送至校長辦公室。

　　(三)報送程序

　　1.各單位擬向校長辦公會匯報的議題，應按要求填寫《廣西工程職業(yè)學院校長辦公會議題審批表》(詳見附件)，同時附上匯報材料。所附匯報材料要主題明確、簡明扼要，重點應匯報議題的核心內容和需會議研究確定事項，經主辦單位負責人審核并簽字;

　　2.由議題提出單位將《廣西工程職業(yè)學院校長辦公會議題審批表》報請分管校領導審核簽字。涉及多個職能部門的議題，議題提出單位應就議題需要解決的相關問題，會議前主動與涉及單位進行溝通、協(xié)商，形成統(tǒng)一意見。協(xié)商中如有分歧意見時，由議題提出單位就涉及單位不同意見及相關理據(jù)同時列附在議題材料后一并報送分管校領導協(xié)調，并確定是否提交校長辦公會研究。凡未經協(xié)商或經過協(xié)商沒有形成書面協(xié)調意見的議題，校長辦公室原則上不予接收;

　　3.議題提出單位負責人將分管校領導審批后的《廣西工程職業(yè)學院校長辦公會議題審批表》和相關材料一并交至校長辦公室，由校長辦公室登記會議議題、整理相關資料，并提交校長或會議主持人審定;

　　4.議題確定后，校長辦公室在會前2天將議題涉及的會議材料送達各校領導及有關人員。各參會領導應在與會前認真審閱有關材料，以提高議事質量和效率。涉密議題會議材料，可在開會現(xiàn)場分發(fā);

　　5.召開會議。

　　二、議題內容

　　(一)政策性、規(guī)范性文件的議題。政策性、規(guī)范性文件的議題應包括文件草案和起草說明。起草說明一般應包括四方面內容：1.起草該文件的法律、政策依據(jù)；2.文件的研究討論過程；3.文件的基本結構和主要內容；4.重要條款的說明及提請研究的問題。

　　(二)傳達貫徹相關重要會議精神的議題。一般應包括三方面內容：1.會議主要精神；2.學校貫徹落實意見；3.提請會議研究解決的問題和決策備選方案。

　　(三)其他重要事項的議題。其他重要事項的議題一般應包括四方面內容：1.背景資料，包括基本情況和政策依據(jù)、上級有關要求；2.該項工作現(xiàn)狀及協(xié)調過程中提出的意見；3.提請研究解決的主要問題；4.議題提出單位的明確意見或傾向性意見。如有兩個以上決策備選方案，需要寫明各自的優(yōu)缺點，并作出排序，最佳推薦方案列為“方案一”。

　　三、議題審核

　　(一)議題提交單位提交會議審議的材料應做到材料齊全、文種正確、格式規(guī)范。校長辦公室要對議題內容、格式進行初審把關，并提出明確意見。對內容不全、文字表述不準確、格式不規(guī)范、意見不明確、沒有涉及單位意見或其他未按要求辦理的議題，可以直接退回相關單位，由議題提交單位修改完善；

　　(二)議題材料應由所涉單位負責人及分管校領導審閱并在首頁簽字；

　　(三)校長辦公室根據(jù)議題報送的時間、數(shù)量、緊急程度排出當次校長辦公會議題清單，呈校長或會議主持人審定。

　　四、議題匯報及決議流程

　　1.提交校長辦公會的議題，一般在召開會議時先聽取議題提交單位負責人匯報，再聽取分管校領導意見;涉及多個職能部門的議題，議題提交單位負責人匯報完畢后，相關單位負責人可進行補充匯報，再聽取分管校領導意見;

　　2.其他校領導依次發(fā)表意見；

　　3.會議主持人總結，形成決議；

　　4.校長辦公室根據(jù)會議內容，形成會議紀要并由校長審核簽發(fā)。

　　五、注意事項

　　(一)議題提交單位負責人匯報時主要匯報議題的核心內容和需會議研究確定的內容，匯報材料要簡明扼要，突出重點。

　　(二)涉及數(shù)據(jù)、清單、對比方案、上級精神、兄弟院校做法和文件、制度條款等資料，應以圖片、文字等形式列為附件;對意見、辦法等規(guī)范性文件或其他篇幅較長、難以壓縮的材料，應以“說明”形式匯報并附上正文。所涉材料可通過PPT課件形式展示和說明