關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范會議記錄和會議紀(jì)要工作的通知

　　桂工程校辦〔2020〕13號

校屬各單位：

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理，規(guī)范會議記錄和會議紀(jì)要工作，提高會議記錄和會議紀(jì)要質(zhì)量，推進(jìn)學(xué)校會議過程性資料建設(shè)，現(xiàn)將會議記錄、會議紀(jì)要行文規(guī)范相關(guān)事項通知如下：

　　一、會議記錄

　　(一)適用范圍

　　1.董事會、校長辦公會、校領(lǐng)導(dǎo)專題工作會；

　　2.學(xué)校各領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組、專門委員會等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)重要會議；

　　3.部門議事決策會議；

　　4.其他需要過程性記錄的會議。

　　(二)會議記錄內(nèi)容

　　會議記錄內(nèi)容包括標(biāo)題、會議組織情況、會議內(nèi)容和結(jié)尾四部分。

　　1.標(biāo)題。要注明會議全稱。

　　2.會議組織情況。包括會議時間、地點、主持人、出席人、列席人、缺席人、記錄人等。出席人是指按照規(guī)定必須參加會議的人員，有發(fā)言權(quán)、表決權(quán)。列席人是指不屬于會議成員，但與會議有關(guān)，需要參加會議的人員，有發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)。所有人員均要寫出全名。缺席者應(yīng)注明原因。

　　3.會議內(nèi)容。包括會議議題，主持人講話內(nèi)容，匯報人姓名及匯報內(nèi)容，與會人員發(fā)言、討論情況，決議事項等。與會人發(fā)言如有書面講稿或會議材料，可作為會議記錄的附件。

　　4.結(jié)尾。會議結(jié)束，要另行空兩格寫“本次會議結(jié)束”或“散會”等字樣。在本次會議記錄右下方，由會議主持人、記錄人簽名。

　　(三)會議記錄要求

　　會議記錄的基本要求是：要素齊全，要點清晰，要旨不漏，保持原意，反映原貌。

　　1.要實事求是，客觀完整。盡可能完整地記下發(fā)言者的原話，忠實于發(fā)言者的原意，客觀地記載會議情況，真實地反映會議的內(nèi)容和過程，不得任意增刪和改動;記錄要用詞準(zhǔn)確、層次清楚、語句通順，不能產(chǎn)生曲解和疏漏，更不能支離破碎，言不及義，掛一漏萬，喪失依據(jù)作用;要突出重點，有詳有略，重要的內(nèi)容和發(fā)言要詳記，主要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言、對關(guān)鍵問題、有爭議問題的發(fā)言，要準(zhǔn)確記下原話。對沒聽清楚或發(fā)言者表達(dá)不清楚的，不能憑主觀想象任意推斷，應(yīng)找發(fā)言者本人進(jìn)行核實。休會和復(fù)會等會議進(jìn)行情況要記清，以便準(zhǔn)確反映會議進(jìn)行情況。

　　2.要書寫整潔，一目了然。會議記錄的書寫格式應(yīng)符合規(guī)范，書寫盡可能工整，字跡清晰，不能出現(xiàn)涂寫、修改、撕頁、插頁等痕跡。不同會議、不同議題、不同與會者的發(fā)言、不同發(fā)言內(nèi)容，分頁、段落、起行要清晰明了。記錄與會者的發(fā)言，要另行寫發(fā)言者姓名、冒號，然后按照發(fā)言人表述的觀點、原因、結(jié)論等分段記錄發(fā)言內(nèi)容，不要不分段落，一段到底。

　　3.要妥善保管，及時歸檔。會議記錄本一般不跨年使用，應(yīng)專人保管并及時歸檔，防止丟失損壞;同一類別會議的記錄本規(guī)格、式樣應(yīng)相對統(tǒng)一和固定。不同種類的會議，記錄本應(yīng)當(dāng)分開，并在封面標(biāo)明會議類別;用完后須按使用先后順序編號保存;研究討論重要事項的會議，采用無記名投票表決方式進(jìn)行的，則投票表決的原始資料也應(yīng)一并保管(或歸檔)備查。如有其他會議資料，也應(yīng)一并歸檔備查。對發(fā)生記錄本丟失、損毀、泄密情況的，應(yīng)追究記錄本保管人員的責(zé)任。

　　4.要專人記錄，嚴(yán)格保密。會議記錄應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，記錄人員要具有政治素質(zhì)好、組織紀(jì)律強(qiáng)、熟悉業(yè)務(wù)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠誠勤奮的良好品行。記錄人員對會議記錄的真實性和完整性承擔(dān)責(zé)任。記錄人員一經(jīng)確定，一般不得隨意更改。會議記錄保管人員工作變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù);會議記錄人不得隨意外傳會議內(nèi)容;任何無關(guān)人員未經(jīng)允許不得閱看會議記錄，如確需查詢，須經(jīng)單位黨政主要負(fù)責(zé)人同意后在一定范圍內(nèi)公開，或按照信息公開中“依申請公開”相關(guān)規(guī)定辦理。

　　二、會議紀(jì)要

　　(一)適用范圍

　　1.學(xué)校董事會、校長辦公會、校領(lǐng)導(dǎo)專題工作會；

　　2.學(xué)校各領(lǐng)導(dǎo)小組、工作小組、專門委員會等議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)重要會議；

　　3.部門議事決策會議；

　　4.其他需要制發(fā)會議紀(jì)要的重要會議。

　　(二)會議紀(jì)要的效力

　　會議紀(jì)要是學(xué)校開展各項工作的重要文件依據(jù)，具有強(qiáng)制力和約束力，校內(nèi)各單位須嚴(yán)格執(zhí)行和貫徹落實。

　　(三)會議紀(jì)要內(nèi)容

　　會議紀(jì)要內(nèi)容由標(biāo)題、導(dǎo)言、文號格式、制文時間、正文、會議成果及議定事項、結(jié)尾等七部分組成。

　　1.標(biāo)題。由“會議名稱+紀(jì)要”構(gòu)成，可采用兩種格式，一是會議名稱+紀(jì)要，如《校園安全工作會議紀(jì)要》;二是把會議的主要內(nèi)容在標(biāo)題里揭示出來，如關(guān)于***的紀(jì)要。

　　2.導(dǎo)言。主要介紹會議的基本情況，包括時間、地點、主持人、參會人員、討論的問題。

　　3.文號格式。文號寫在標(biāo)題的正下方，由年份和序號組成，用阿拉伯?dāng)?shù)字全程標(biāo)出，如〔2020〕1號。辦公紀(jì)要對文號一般不做必須的要求，但在辦公例會中一般要有文號，如“第*次”。

　　4.制文時間?？梢詫懺跇?biāo)題的下方，也可以寫在正文的右下方、主辦單位的下面，要用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年月日。

　　5.正文。紀(jì)要的主題部分，是對會議的主要內(nèi)容、主要精神、主要原則及基本結(jié)論和今后任務(wù)等進(jìn)行具體的綜合和闡述。

　　6.會議成果及議定事項，應(yīng)逐項列出。

　　7.結(jié)尾。一般是作出安排和部署、提出號召和希望。

　　(四)會議紀(jì)要要求

　　1.要真實準(zhǔn)確，客觀完整。紀(jì)要是以整個會議的名義表述的，必須概括會議的共同決定，反映會議的全貌。凡沒有形成一致意見的問題，都需要分別論述并寫明分歧所在。屬于介紹性的文字，可以靈活自由敘述。屬于引用型文字，必須忠于發(fā)言原意，不能篡改或強(qiáng)加于人。

　　2.要突出要點，詳略得當(dāng)。紀(jì)要內(nèi)容必須做到全而精，詳略得當(dāng)，突出要點，圍繞會議記錄來整理、提煉和概括，避免冗長拖沓，避免不必要的文辭修飾等，切忌流水賬，以便在傳達(dá)會議精神、查閱會議資料時更精準(zhǔn)、更高效。

　　3.要行文規(guī)范，用詞準(zhǔn)確。會議紀(jì)要是根據(jù)會議情況綜合而成的，撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括，一般采用第三人稱寫法，要求用詞準(zhǔn)確、邏輯清晰、條理清楚、語句通順、簡明扼要、突出重點，語意不能使人產(chǎn)生歧義。正文表述常以“會議”作為主體，使用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議要求”、“會議號召”、“會議決定”等慣用語。

　　4.要完善流程，及時歸檔。不同會議紀(jì)要要分別指定專人起草，并按照既定流程逐級審核簽字確認(rèn)。紀(jì)要的印發(fā)、抄送必須在規(guī)定時間內(nèi)及時完成。要在起草單位存檔，并每年向?qū)W校綜合檔案室移交。

　　(五)會議紀(jì)要的形成時限

　　會議紀(jì)要須在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成。

　　(六)會議紀(jì)要的印發(fā)

　　會議紀(jì)要形成后，如需在一定范圍內(nèi)印發(fā)，則按照公文發(fā)文處理流程辦理。根據(jù)實際情況，確有必要的，會議承辦單位可將紀(jì)要初稿提交各參會單位負(fù)責(zé)人會簽，由會議承辦單位的分管校領(lǐng)導(dǎo)(主持會議的校領(lǐng)導(dǎo))簽發(fā)，呈學(xué)校黨政主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱，并分送相關(guān)單位執(zhí)行。如不需印發(fā)，則印制后做好存檔工作。

　　附件：1.會議記錄模板

　　         2.會議紀(jì)要模板

　　                                                                                                  廣西工程職業(yè)學(xué)院校長辦公室

　　                                                                                                        2020年6月10日

       附件1

      
       附件2