關(guān)于印發(fā)《廣西工程職業(yè)學院機要文件管理規(guī)定》的通知

　　桂工程院〔2023〕56號

校屬各單位：

　　現(xiàn)將《廣西工程職業(yè)學院機要文件管理規(guī)定》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　
                                                                                    廣西工程職業(yè)學院

　　                                                                               2023年8月11日

　　廣西工程職業(yè)學院機要文件管理規(guī)定

　　第一章 總 則

       第一條 為進一步規(guī)范機要文件的管理工作，確保黨和國家秘密安全，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及上級有關(guān)文件精神，結(jié)合學校實際，制定本規(guī)定。

       第二條 機要文件是指上級黨政部門通過機要渠道下發(fā)的標有“秘密”“機密”“絕密”等密級的文件，包括文件、電報、刊物、資料等。其主要來源有：上級通過機要渠道投遞、傳送的正式文件、密碼電報及其他涉密的黨內(nèi)通報、各類會議材料、內(nèi)部刊物等;學校領導或?qū)W校各單位通過參加上級會議、科研交流等方式獲取的密級文件和內(nèi)部資料;學校內(nèi)部產(chǎn)生的密級文件和不宜對外公開的內(nèi)部資料。

       第三條 學校機要文件管理工作的基本任務是：規(guī)范機要文件的管理和使用，確保收發(fā)、傳閱、留存、清退等環(huán)節(jié)的保密、安全、準確，正確發(fā)揮機要文件作用。

       第四條 學校各單位負責人，是本單位機要文件管理工作的第一責任人，要以對國家秘密安全高度負責的精神，重視機要文件的管理工作，嚴格按照法律法規(guī)和上級文件規(guī)定，認真履行職責，以崗位責任制為重點，確保管理嚴格，閱讀規(guī)范，保密安全。

　　第二章 機構(gòu)設置

       第五條 學校機要文件管理部門是校長辦公室。學校在校長辦公室設置機要科，配備機要室和專職工作人員，負責機要文件的相關(guān)管理工作。

       第六條 機要室設在辦公樓高層(二層及以上)，人員過往少的單獨房間。安裝鐵門、鐵窗，配備保密柜、專用電腦(不得聯(lián)網(wǎng))、碎紙機、視頻監(jiān)控和防火、防盜、防潮等必要的安全保密、防火設施。

       第七條 機要文件實行專人保管、明確責任，以不丟失文件、確保安全、保密為原則。

       第八條 專職機要工作人員必須由政治可靠、社會關(guān)系清楚，同具有高度保密意識和較高業(yè)務素質(zhì)的中共正式黨員擔任。專職機要工作人員必須嚴格遵守黨和國家的保密紀律，認真執(zhí)行各項保密規(guī)章制度，做到：

　　(一)不在閑談、電話和私人通信中涉及黨和國家的秘密事項。

　　(二)不向自己的家屬、親友泄露黨和國家秘密。

　　(三)不將機要文件私自帶出辦公室或給無關(guān)人員閱讀。

　　(四)不私自銷毀秘密文件。

　　(五)不擅自翻印、復制、摘記和抄錄秘密文件內(nèi)容;不擅自在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件材料。

　　(六)保持高度警惕，及時向有關(guān)領導和部門反映保密和安全工作情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

       第九條 專職機要工作人員主要職責是：認真學習黨和國家的各項保密法規(guī);管理好學校從上級部門領取的機要文件，認真做好登記、傳閱、保管和清退工作，確保機要文件的安全;接受保密知識教育和培訓;遵守保密紀律，不得泄露黨和國家的秘密。

       第十條 專職機要工作人員要保持相對穩(wěn)定。如因工作或其他原因必須調(diào)整時，須由學校機要文件管理部門審查批準，并報學校保密工作領導小組備案。工作交接時，必須將機要文件逐一核對，做好移交工作，雙方同時簽字確認。

第三章 機要文件的接收與處理程序

       第十一條 機要文件接收及處理程序：
       （一）簽收。機要工作人員收到通過機要渠道投遞的文件后，首先檢查文件袋有無破損，如有破損應視情況輕重，向來文單位說明；機要工作人員與投遞員當面拆封，清點文件份數(shù)和份號，核對文件有無錯投，份號有無中間間斷，并由機要管理員和投遞員雙方簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題，及時向機要投遞局查詢。

       （二）登記。通過機要渠道收到的文件按不同屬類分別登記在收文本上（涉密文件管理臺賬和市級機關(guān)密碼電報使用管理登記本），登記信息包括包括收文日期、文號、密級、份數(shù)、發(fā)文單位、文件名稱等；通過內(nèi)網(wǎng)接收的大文件，如需打印或拷貝的，經(jīng)保密工作分管領導簽字審批方可打印，并在《廣西工程職業(yè)學院涉密電子文檔輸出審批登記表》上登記。

　　(三)呈批。及時附上文件處理箋，呈校長辦公室主任出示擬辦意見后，呈分管校領導或主要領導批閱。

　　(四)傳閱。嚴格按照批辦的范圍，呈送相關(guān)校級領導或文件辦理部門閱讀。

　　(五)回收。機要文件傳閱完畢后要及時回收，核對入柜，以備存檔。

　　(六)歸檔。機要文件的歸檔要齊全，分類要準確，并于次年6月底前完成。

       第十二條 學校各單位外出工作、參加會議或從其他途徑收到的機要文件，應于收到當日交由機要室編號、登記、統(tǒng)一保管。

       第十三條 用于接收文件的計算機應設置開機密碼，嚴禁無關(guān)人員開啟、使用。

       第十四條 用于接收上級文件的涉密計算機，要單機使用，并實行物理隔離，嚴禁接入國際互聯(lián)網(wǎng)。如機件損壞，需要到校外維修時，必須送往保密局指定的維修中心進行維修。

       第十五條 無關(guān)人員不得隨意進入接收文件場所的控制區(qū)域;機要工作人員一旦離開機要室，一定要把門關(guān)上;下班時，要關(guān)好門、窗，關(guān)閉電源;把文件放入保險柜鎖好，確保文件安全。

       第十六條 標注有密級的文件，按其密級級別規(guī)定進行嚴格管理;未標注密級或已解除密級的中央、自治區(qū)黨委文件，一律按內(nèi)部文件管理，不得擅自公開。

       第十七條 承辦完結(jié)的文件，按文件分類存放在規(guī)定的文件盒內(nèi)，并在收文登記本上注明處理結(jié)果。尚未辦理完結(jié)的文件，要及時核對、登記，按照下位傳閱對象整理好送閱文件夾，及時送閱。

       第十八條 每天按照文件類別對當天所有文件進行清查、整理，統(tǒng)一存放機要室保密柜內(nèi)。

第四章 文件傳閱、催辦

       第十九條 機要文件由校長辦公室主任出示擬辦意見，由專職機要工作人員負責送閱。

       第二十條 文件傳閱要迅速、及時。急件隨到隨辦，一辦到底。

       第二十一條 專職機要工作人員按確定的送閱范圍，呈送學校領導閱批。需要具體落實的文件，先送主管領導提出落實意見，再呈主要領導審閱。學校領導如有批示需送其他校領導的，按批示意見辦理。

　　文件傳閱過程中，若主要領導有批示意見，應認真登記并及時按批示意見辦理。需要反饋結(jié)果的文件，應及時催辦和反饋，并在文件上注明。

       第二十二條 學校領導閱示后，專職機要工作人員應在當天或第二天將文件轉(zhuǎn)給下位領導傳閱或通知承辦部門閱辦，不拖拉、不積壓。

       第二十三條 專職機要工作人員要掌握文件傳閱速度和文件去向，并于每日下班前取回，存放保險柜。嚴禁機要文件在機要室外過夜。專職機要工作人員必須把文件親自交到領導手中，領導不在時，不得擅自放在領導辦公室。

       第二十四條 機要文件如需部門、二級學院辦理的，由專職機要工作人員通知有關(guān)負責人到機要室閱讀，任何人不得擅自將機要文件帶離機要室。

       第二十五條 機要文件傳閱，堅持全流程管理，實行傳閱環(huán)節(jié)登記，隨時掌握傳閱進程，控制文件下落。要掌握傳閱時間并及時查看、詢問、提醒領導閱文。文件收回后要認真點收并簽字，辦理情況的記錄要完整清楚。

       第二十六條 任何個人不得私自復制、摘抄、銷毀或留存機要文件，不得攜帶回家或攜帶到公共場所。確因工作需要復制的，應從嚴控制并嚴格履行報批手續(xù)。復印件應按原密級文件進行登記、管理。

       第二十七條 文件傳閱、辦理完畢后，要認真清點，分類存入保險柜，以備歸檔和使用。

第五章 文件借閱

       第二十八條 機要文件原則上不外借。除批辦范圍內(nèi)人員閱讀外，其他人員一律不得閱讀。因工作需要，確需借閱不在送閱范圍內(nèi)的機要文件，需填寫《廣西工程職業(yè)學院機要文件查(借)閱審批表》，由借閱部門分管校領導審批，經(jīng)學校主管領導批準后，方可到機要室填寫借閱登記簿，按照要求進行閱讀。機要文件嚴禁橫傳，閱后及時退還。

       第二十九條 機要文件借閱人原則上為部門、二級學院主要負責人。借閱時，除學校領導外，其他人員原則上應在機要室閱讀文件，不得將文件帶離機要室。

       第三十條  借閱人員要愛護文件，妥善保管，確保安全，不得私自復印、翻印、拍照或隨意摘錄文件內(nèi)容，不得在文件上涂改、勾劃。凡造成文件損壞、丟失者，按有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

第六章 文件清退、銷毀

       第三十一條 專職機要工作人員要定期核查清點機要文件，做到每日清點當日送出和回收文件。清查中，發(fā)現(xiàn)遺失情況，應及時向主管領導和有關(guān)單位報告，并設法追查和補救。

       第三十二條 需要清退和銷毀的機要文件，嚴格執(zhí)行上級主管部門關(guān)于文件清退、銷毀的規(guī)定。清退或銷毀文件前，專職機要工作人員必須將整理好的文件目錄報校長辦公室主任審批，確保文件不丟失、不滑銷。

第七章 立卷、歸檔

       第三十三條 每年6月份前，必須完成上一年度所有文件的立卷、歸檔工作。

       第三十四條 符合學校綜合檔案室歸檔要求的文件，及時移交綜合檔案室。提交文件目錄清單一式兩份，交、接單位各留存一份備查。

　　學校綜合檔案室不需要歸檔，但與學校工作有關(guān)的、具有保存價值的文件和材料，由機要室立卷、歸檔。

　　第八章 附 則

       第三十五條 本規(guī)定由校長辦公室負責解釋，自發(fā)布之日起施行。

　　附件：1.廣西工程職業(yè)學院涉密電子文檔輸出審批登記表

　　2.廣西工程職業(yè)學院涉密文件查(借)閱審批表
       3.廣西工程職業(yè)學院涉密載體銷毀審批登記表

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