關(guān)于印發(fā)《廣西工程職業(yè)學(xué)院機(jī)要文件管理規(guī)定》的通知

　　桂工程院〔2023〕56號(hào)

校屬各單位：

　　現(xiàn)將《廣西工程職業(yè)學(xué)院機(jī)要文件管理規(guī)定》印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　
                                                                                    廣西工程職業(yè)學(xué)院

　　                                                                               2023年8月11日

　　廣西工程職業(yè)學(xué)院機(jī)要文件管理規(guī)定

　　第一章 總 則

       第一條 為進(jìn)一步規(guī)范機(jī)要文件的管理工作，確保黨和國(guó)家秘密安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及上級(jí)有關(guān)文件精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本規(guī)定。

       第二條 機(jī)要文件是指上級(jí)黨政部門通過(guò)機(jī)要渠道下發(fā)的標(biāo)有“秘密”“機(jī)密”“絕密”等密級(jí)的文件，包括文件、電報(bào)、刊物、資料等。其主要來(lái)源有：上級(jí)通過(guò)機(jī)要渠道投遞、傳送的正式文件、密碼電報(bào)及其他涉密的黨內(nèi)通報(bào)、各類會(huì)議材料、內(nèi)部刊物等;學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或?qū)W校各單位通過(guò)參加上級(jí)會(huì)議、科研交流等方式獲取的密級(jí)文件和內(nèi)部資料;學(xué)校內(nèi)部產(chǎn)生的密級(jí)文件和不宜對(duì)外公開(kāi)的內(nèi)部資料。

       第三條 學(xué)校機(jī)要文件管理工作的基本任務(wù)是：規(guī)范機(jī)要文件的管理和使用，確保收發(fā)、傳閱、留存、清退等環(huán)節(jié)的保密、安全、準(zhǔn)確，正確發(fā)揮機(jī)要文件作用。

       第四條 學(xué)校各單位負(fù)責(zé)人，是本單位機(jī)要文件管理工作的第一責(zé)任人，要以對(duì)國(guó)家秘密安全高度負(fù)責(zé)的精神，重視機(jī)要文件的管理工作，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和上級(jí)文件規(guī)定，認(rèn)真履行職責(zé)，以崗位責(zé)任制為重點(diǎn)，確保管理嚴(yán)格，閱讀規(guī)范，保密安全。

　　第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置

       第五條 學(xué)校機(jī)要文件管理部門是校長(zhǎng)辦公室。學(xué)校在校長(zhǎng)辦公室設(shè)置機(jī)要科，配備機(jī)要室和專職工作人員，負(fù)責(zé)機(jī)要文件的相關(guān)管理工作。

       第六條 機(jī)要室設(shè)在辦公樓高層(二層及以上)，人員過(guò)往少的單獨(dú)房間。安裝鐵門、鐵窗，配備保密柜、專用電腦(不得聯(lián)網(wǎng))、碎紙機(jī)、視頻監(jiān)控和防火、防盜、防潮等必要的安全保密、防火設(shè)施。

       第七條 機(jī)要文件實(shí)行專人保管、明確責(zé)任，以不丟失文件、確保安全、保密為原則。

       第八條 專職機(jī)要工作人員必須由政治可靠、社會(huì)關(guān)系清楚，同具有高度保密意識(shí)和較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的中共正式黨員擔(dān)任。專職機(jī)要工作人員必須嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密紀(jì)律，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密規(guī)章制度，做到：

　　(一)不在閑談、電話和私人通信中涉及黨和國(guó)家的秘密事項(xiàng)。

　　(二)不向自己的家屬、親友泄露黨和國(guó)家秘密。

　　(三)不將機(jī)要文件私自帶出辦公室或給無(wú)關(guān)人員閱讀。

　　(四)不私自銷毀秘密文件。

　　(五)不擅自翻印、復(fù)制、摘記和抄錄秘密文件內(nèi)容;不擅自在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用秘密文件材料。

　　(六)保持高度警惕，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門反映保密和安全工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。

       第九條 專職機(jī)要工作人員主要職責(zé)是：認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的各項(xiàng)保密法規(guī);管理好學(xué)校從上級(jí)部門領(lǐng)取的機(jī)要文件，認(rèn)真做好登記、傳閱、保管和清退工作，確保機(jī)要文件的安全;接受保密知識(shí)教育和培訓(xùn);遵守保密紀(jì)律，不得泄露黨和國(guó)家的秘密。

       第十條 專職機(jī)要工作人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。如因工作或其他原因必須調(diào)整時(shí)，須由學(xué)校機(jī)要文件管理部門審查批準(zhǔn)，并報(bào)學(xué)校保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組備案。工作交接時(shí)，必須將機(jī)要文件逐一核對(duì)，做好移交工作，雙方同時(shí)簽字確認(rèn)。

第三章 機(jī)要文件的接收與處理程序

       第十一條 機(jī)要文件接收及處理程序：
       （一）簽收。機(jī)要工作人員收到通過(guò)機(jī)要渠道投遞的文件后，首先檢查文件袋有無(wú)破損，如有破損應(yīng)視情況輕重，向來(lái)文單位說(shuō)明；機(jī)要工作人員與投遞員當(dāng)面拆封，清點(diǎn)文件份數(shù)和份號(hào)，核對(duì)文件有無(wú)錯(cuò)投，份號(hào)有無(wú)中間間斷，并由機(jī)要管理員和投遞員雙方簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向機(jī)要投遞局查詢。

       （二）登記。通過(guò)機(jī)要渠道收到的文件按不同屬類分別登記在收文本上（涉密文件管理臺(tái)賬和市級(jí)機(jī)關(guān)密碼電報(bào)使用管理登記本），登記信息包括包括收文日期、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、發(fā)文單位、文件名稱等；通過(guò)內(nèi)網(wǎng)接收的大文件，如需打印或拷貝的，經(jīng)保密工作分管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批方可打印，并在《廣西工程職業(yè)學(xué)院涉密電子文檔輸出審批登記表》上登記。

　　(三)呈批。及時(shí)附上文件處理箋，呈校長(zhǎng)辦公室主任出示擬辦意見(jiàn)后，呈分管校領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批閱。

　　(四)傳閱。嚴(yán)格按照批辦的范圍，呈送相關(guān)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或文件辦理部門閱讀。

　　(五)回收。機(jī)要文件傳閱完畢后要及時(shí)回收，核對(duì)入柜，以備存檔。

　　(六)歸檔。機(jī)要文件的歸檔要齊全，分類要準(zhǔn)確，并于次年6月底前完成。

       第十二條 學(xué)校各單位外出工作、參加會(huì)議或從其他途徑收到的機(jī)要文件，應(yīng)于收到當(dāng)日交由機(jī)要室編號(hào)、登記、統(tǒng)一保管。

       第十三條 用于接收文件的計(jì)算機(jī)應(yīng)設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員開(kāi)啟、使用。

       第十四條 用于接收上級(jí)文件的涉密計(jì)算機(jī)，要單機(jī)使用，并實(shí)行物理隔離，嚴(yán)禁接入國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)。如機(jī)件損壞，需要到校外維修時(shí)，必須送往保密局指定的維修中心進(jìn)行維修。

       第十五條 無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入接收文件場(chǎng)所的控制區(qū)域;機(jī)要工作人員一旦離開(kāi)機(jī)要室，一定要把門關(guān)上;下班時(shí)，要關(guān)好門、窗，關(guān)閉電源;把文件放入保險(xiǎn)柜鎖好，確保文件安全。

       第十六條 標(biāo)注有密級(jí)的文件，按其密級(jí)級(jí)別規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格管理;未標(biāo)注密級(jí)或已解除密級(jí)的中央、自治區(qū)黨委文件，一律按內(nèi)部文件管理，不得擅自公開(kāi)。

       第十七條 承辦完結(jié)的文件，按文件分類存放在規(guī)定的文件盒內(nèi)，并在收文登記本上注明處理結(jié)果。尚未辦理完結(jié)的文件，要及時(shí)核對(duì)、登記，按照下位傳閱對(duì)象整理好送閱文件夾，及時(shí)送閱。

       第十八條 每天按照文件類別對(duì)當(dāng)天所有文件進(jìn)行清查、整理，統(tǒng)一存放機(jī)要室保密柜內(nèi)。

第四章 文件傳閱、催辦

       第十九條 機(jī)要文件由校長(zhǎng)辦公室主任出示擬辦意見(jiàn)，由專職機(jī)要工作人員負(fù)責(zé)送閱。

       第二十條 文件傳閱要迅速、及時(shí)。急件隨到隨辦，一辦到底。

       第二十一條 專職機(jī)要工作人員按確定的送閱范圍，呈送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)閱批。需要具體落實(shí)的文件，先送主管領(lǐng)導(dǎo)提出落實(shí)意見(jiàn)，再呈主要領(lǐng)導(dǎo)審閱。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)如有批示需送其他校領(lǐng)導(dǎo)的，按批示意見(jiàn)辦理。

　　文件傳閱過(guò)程中，若主要領(lǐng)導(dǎo)有批示意見(jiàn)，應(yīng)認(rèn)真登記并及時(shí)按批示意見(jiàn)辦理。需要反饋結(jié)果的文件，應(yīng)及時(shí)催辦和反饋，并在文件上注明。

       第二十二條 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)閱示后，專職機(jī)要工作人員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件轉(zhuǎn)給下位領(lǐng)導(dǎo)傳閱或通知承辦部門閱辦，不拖拉、不積壓。

       第二十三條 專職機(jī)要工作人員要掌握文件傳閱速度和文件去向，并于每日下班前取回，存放保險(xiǎn)柜。嚴(yán)禁機(jī)要文件在機(jī)要室外過(guò)夜。專職機(jī)要工作人員必須把文件親自交到領(lǐng)導(dǎo)手中，領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，不得擅自放在領(lǐng)導(dǎo)辦公室。

       第二十四條 機(jī)要文件如需部門、二級(jí)學(xué)院辦理的，由專職機(jī)要工作人員通知有關(guān)負(fù)責(zé)人到機(jī)要室閱讀，任何人不得擅自將機(jī)要文件帶離機(jī)要室。

       第二十五條 機(jī)要文件傳閱，堅(jiān)持全流程管理，實(shí)行傳閱環(huán)節(jié)登記，隨時(shí)掌握傳閱進(jìn)程，控制文件下落。要掌握傳閱時(shí)間并及時(shí)查看、詢問(wèn)、提醒領(lǐng)導(dǎo)閱文。文件收回后要認(rèn)真點(diǎn)收并簽字，辦理情況的記錄要完整清楚。

       第二十六條 任何個(gè)人不得私自復(fù)制、摘抄、銷毀或留存機(jī)要文件，不得攜帶回家或攜帶到公共場(chǎng)所。確因工作需要復(fù)制的，應(yīng)從嚴(yán)控制并嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù)。復(fù)印件應(yīng)按原密級(jí)文件進(jìn)行登記、管理。

       第二十七條 文件傳閱、辦理完畢后，要認(rèn)真清點(diǎn)，分類存入保險(xiǎn)柜，以備歸檔和使用。

第五章 文件借閱

       第二十八條 機(jī)要文件原則上不外借。除批辦范圍內(nèi)人員閱讀外，其他人員一律不得閱讀。因工作需要，確需借閱不在送閱范圍內(nèi)的機(jī)要文件，需填寫(xiě)《廣西工程職業(yè)學(xué)院機(jī)要文件查(借)閱審批表》，由借閱部門分管校領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到機(jī)要室填寫(xiě)借閱登記簿，按照要求進(jìn)行閱讀。機(jī)要文件嚴(yán)禁橫傳，閱后及時(shí)退還。

       第二十九條 機(jī)要文件借閱人原則上為部門、二級(jí)學(xué)院主要負(fù)責(zé)人。借閱時(shí)，除學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員原則上應(yīng)在機(jī)要室閱讀文件，不得將文件帶離機(jī)要室。

       第三十條  借閱人員要愛(ài)護(hù)文件，妥善保管，確保安全，不得私自復(fù)印、翻印、拍照或隨意摘錄文件內(nèi)容，不得在文件上涂改、勾劃。凡造成文件損壞、丟失者，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

第六章 文件清退、銷毀

       第三十一條 專職機(jī)要工作人員要定期核查清點(diǎn)機(jī)要文件，做到每日清點(diǎn)當(dāng)日送出和回收文件。清查中，發(fā)現(xiàn)遺失情況，應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)單位報(bào)告，并設(shè)法追查和補(bǔ)救。

       第三十二條 需要清退和銷毀的機(jī)要文件，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)主管部門關(guān)于文件清退、銷毀的規(guī)定。清退或銷毀文件前，專職機(jī)要工作人員必須將整理好的文件目錄報(bào)校長(zhǎng)辦公室主任審批，確保文件不丟失、不滑銷。

第七章 立卷、歸檔

       第三十三條 每年6月份前，必須完成上一年度所有文件的立卷、歸檔工作。

       第三十四條 符合學(xué)校綜合檔案室歸檔要求的文件，及時(shí)移交綜合檔案室。提交文件目錄清單一式兩份，交、接單位各留存一份備查。

　　學(xué)校綜合檔案室不需要?dú)w檔，但與學(xué)校工作有關(guān)的、具有保存價(jià)值的文件和材料，由機(jī)要室立卷、歸檔。

　　第八章 附 則

       第三十五條 本規(guī)定由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

　　附件：1.廣西工程職業(yè)學(xué)院涉密電子文檔輸出審批登記表

　　2.廣西工程職業(yè)學(xué)院涉密文件查(借)閱審批表
       3.廣西工程職業(yè)學(xué)院涉密載體銷毀審批登記表

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